כיצד נערכים למשבר ארגוני בשלושה שלבים?

מהו משבר ארגוני?

ניהול משבראירוע חריג הגורם לסטייה משמעותית מהפעילות התקינה של הארגון ועלול לפגוע בלקוחות, בעובדים, בסביבה, ברכוש, במכירות ובתדמית הארגון. עוצמת המשבר נקבעת על פי רמת הפגיעה או פוטנציאל הפגיעה בעת התרחשותו. 
חברות מובילות רבות בתחומי המזון, מוצרי הצריכה, הביטחון, התרופות כמו גם משרדי ממשלה, ערוכות לאתר משבר ולנהלו במועד הקריטי, בעזרת צוות מיומן ותוכנית פעולה ברורה.

היערכות נכונה למשבר ארגוני מתבצעת בשלושה שלבים:

טלפון חירום לשעת משבר

נערכים בשלושה שלבים

שלב א' - מיפוי הסיכונים, גיבוש תרחישים ואיומים אפשריים
דווקא היום, בשגרה, בה הארגון עסוק בפעילות השוטפת של ייצור, שיווק, מכירות ופיתוח, צריך לחשוב על השאלות הקשות.... מהיכן יפרוץ המשבר הבא? מהו הסיכון המשמעותי ביותר העומד בפני הארגון? מה ניתן לעשות על מנת למזער את פגיעתו? האם אני מוכן? האם יש איתי צוות שיודע מה לעשות, מתי ומול מי?
בשלב זה מתבצע מיפוי מדוקדק ושיטתי של גורמים פוטנציאליים למשבר, בכלל תחומי פעילות הארגון: יחסי עובד מעביד, ממשק עם הרגולטור, שריפה, דליפה, פיצוץ, מפגעי טבע, בטיחות וביטחון, תאונות, זליגת מידע רגיש, סיכונים באיכות המוצר, תקלות, כניסת גופים זרים, הרעלות, זיהומים, חוסרים ועוד... 
לגורמים השונים נבנים תרחישים המסווגים על פי מידת היתכנותם ועוצמת הנזק שהם עלולים לגרום לארגון ולקהלי היעד הפנימיים והחיצוניים שלו.


שלב ב' - גיבוש תוכנית פעולה, שפה, ונוהל להפעלה מיידית
בשלב זה מגובשת תוכנית פעולה מעשית, המותאמת לצרכיו ומאפייניו של כל ארגון, על פי צרכיו המיוחדים, בהתבסס על מיפוי התרחישים והאיומים האפשריים. תוכנית הפעולה מגדירה את שלל הפעולות, הכלים והמדדים הנדרשים לניהול אירוע:

• מוגדרים מדדים לקביעת עוצמת המשבר, והפעולות הנגזרות מכך 
• מוגדר צוות לטיפול בכל סוגי האירועים
• נקבע סדר הפעולות הדרוש בכל שלב באירוע
• מוערכת סדרת ההחלטות שיהיה צורך לקבל בכל שלב באירוע
• נקבעים אופני התנהלות של הארגון מול כל קהלי היעד במקביל
• מנוסחות מראש ההודעות לכל קהלי היעד - מה אומרים? למי? מי אומר? כיצד אומרים?
• מגובשים כלים, עזרים ומטריצות להפעלה מהירה

תוכנית הפעולה כוללת כלים מיידיים לשימוש בכל מצב משברי. חשיבות הכלים הללו נובעת מהצורך בתאום, באחידות, בחיסכון בזמן יקר הנחוץ כל כך בשעת משבר ובטיפול בקהלי יעד רבים במקביל, בכל אחד משלבי המשבר. 
כל אלה דורשים היערכות כוללת ומדויקת מראש.
השימוש במתודולוגיה ייחודית זו הוכיח את עצמו עשרות פעמים, ובכך נמנעו אירועים ומוזערו נזקים רבים, שעלולים היו להתפתח כתוצאה מניהול אינטואיטיבי של חברות במשבר.


שלב ג' - הטמעה, תרגול, תחזוקה, שיפור
גיל שנקר כותב, מנחה ומתרגל את הנהלת החברה במצבי משבר בעזרת תרגילים פרונטאליים, תרגילי שטח ותרגילים טלפוניים. 
הטמעה באמצעות התנסות ותרגול שוטפים משפרת את עבודת הצוות והופכת את הנהלים והכלים הכתובים לחלק מהתרבות הארגונית. 
זו גם הדרך לשפר תהליכי איכות ולמזער אירועים עתידיים.

קשה באימונים - קל בקרב

הכנת הארגון, גיבוש צוות משברים, תרגול, קביעת גבולות גזרה, מיפוי סיכונים והתמודדות איתם בשגרה - כל אלה מבטיחים את מזעור המשבר הבא והתמודדות אפקטיבית, מתוזמנת ובעיקר מנוהלת מולו.

*גיל שנקר מלווה בעשור האחרון חברות רבות, גדולות ובינוניות, מקומיות ובינלאומיות, בהכנתן להתמודדות עם משבר לצורך שמירת אחד הנכסים היקרים ביותר לארגון - המוניטין.